Bemanningsfunktion framtagen med anledning av covid-19
Med anledning av covid-19 har Konsulttjänster fått i uppdrag att ta hand om frivilliga organisationer, privatpersoner och företag som kontaktar Västra Götalandsregionen för att hjälpa till. Den nya funktionen Bemanning covid-19 lanserades redan den 23 mars.
Gott samarbete gjorde snabb lansering möjlig
Funktionen fick i uppdrag att bygga upp en resurspool med användbar kompetens som skulle finnas tillgänglig om behovet skulle uppstå. Genom ett gott samarbete mellan Konsulttjänster, VGR IT och kommunikationsenheten kunde den nya funktionen vara uppe efter endast två arbetsdagar och inflödet av erbjudanden och intresseanmälningar kunde börja hanteras.
Administrativa koordinatorer från Konsulttjänster, verksamhetsutvecklare från Gemensam Service samt personal från VGR Akademin arbetar tillsammans med hanteringen av inflödet.
– Funktionen Bemanning covid-19 kunde etableras snabbt tack vare ett gott samarbete över organisationsgränser, där alla stått på tå för att hjälpa till. Modiga medarbetare har lyft på luren och tagit hand om ärenden utan att ha en aning om vad frågorna kunde handla om eller hur de skulle hanteras och löst uppgiften. Med god känsla för service och samarbete kommer man långt!, säger Marie Lithander Marcus områdeschef för konsulttjänster inom Regionservice.
Nytt robotsystem underlättar hanteringen av förfrågningar
I början var intresset stort för att hjälpa till, både från företag och privatpersoner. För att effektivt kunna hantera inkommande förfrågningar skapade Ekonomiservice en robotstyrd process (RPA) som tar hand om förfrågningar som kommer in via webbformuläret. Roboten, som kallas Jörgen, läser in alla mejl i en excelfil. Medarbetarna inom den nya funktionen kan på så sätt enkelt gå igenom inflödet och bedöma om kompetensen är av intresse, samt tala om vilken förvaltning som kandidaten är relevant för. Dagligen skickar roboten ut ett mejl till respektive förvaltning med de utvalda kandidaterna.
Ny bemanningsfunktion avlastar förvaltningar
Hittills har det kommit in cirka 780 intresseanmälningar från vårdpersonal och 250 intresseanmälningar från vårdstudenter. Cirka en tredjedel av intressenterna har varit relevanta kandidater och gått in i rekryteringsprocess. Veckovis får den nya bemanningsfunktionen in information från förvaltningarna om vilka kompetenser som behövs och kan på så sätt söka efter rätt kandidat i resursdatabasen. I dagsläget är behovet stort inom många kompetenser inom vården, där VGR uppmanar till intresseanmälningar med hjälp av sociala medier. Resursförsörjningen inom Regionservice har varit enklare där våra vanliga platsannonser har hjälpt oss att täcka behoven. Genom den nya temporära bemanningsfunktionen har förvaltningar avlastats från hanteringen av inkommande intressenter.
