Digital bemanningsplanering frigör tid

Måltider Skaraborg var först ut i Regionservice med att använda Uppgiftsplaneringen, genom att delta i ett pilotprojekt. Målet med införandet är att frigöra tid vid bemanning, ökad överskådlighet vid bemanningsplanering och ökad tillgänglighet för medarbetarna.  

- Det finns flera fördelar med att använda Uppgiftsplaneringen jämfört med vårt tidigare sätt att arbeta i Excel. En av de stora fördelarna är att all frånvaro som är inlagd i Heroma signaleras så fort medarbetare, Heromarapportör eller chef lagt in frånvaro, säger Maria Åhman Persson, servicechef och ansvarig för införandet av piloten på område Måltider.  

Snabbt, flexibelt och ökad tillgänglighet

Strukturen i Uppgiftsplaneringen byggs upp med uppgifter och urvalsgrupper, som kan hämtas från Heroma. Därefter tilldelas kompetens till respektive medarbetare för varje uppgift denne kan bemanna. Om en medarbetare bemannas på en uppgift som denne saknar kompetens för kommer detta signaleras. Uppgiftsplaneringen är kopplad till Heroma och fångar på så vis upp frånvaro och arbetstider som ligger inlagt för respektive medarbetare. Den signalerar även vid överbemanning respektive underbemanning.  

- Det är snabbt och flexibelt att arbeta med Uppgiftsplaneringen. En annan fördel är att det sparar så mycket tid, säger Maria Åhman Persson.  Det blir mer överskådligt, det blir färre fel på grund av att signalerna finns till hjälp, det går snabbare att flytta medarbetarnas namn mellan uppgifterna och sedan kan man även byta tid på arbetspassen om så skulle behövas och då justeras det automatiskt i Heroma.

Ytterligare en fördel är den ökade tillgängligheten för medarbetarna. Uppgiftsplaneringen går att visa både på verksamhetens skärmar på arbetsplatsen och i Heroma webb.  De förändringar som görs i planeringen publiceras omedelbart och bemanningsvyn på skärmen uppdateras. Medarbetarna kan därför snabbt bli meddelade förändringar i bemanningen. 

- Det märks stor skillnad i vårt arbetssätt nu jämfört med tidigare, dels i den dagliga planeringen men det blev även påtagligt vid årets semesterplanering. Det var både lättarbetat, överskådligt och otroligt tidsbesparande att använda Uppgiftsplaneringen vid semesterplaneringen. Jag sparade flera veckors arbete jämfört med förra året, berättar Maria Åhman Persson.