Smartare arbete med färgschema
Ökad tydlighet och styrning i alla arbetsmoment gör det möjligt att arbeta smartare och mer effektivt. Det är slutsatsen från Regionservice arbete med processoptimering.
Projektet har pågått under en lång tid och varit mycket framgångsrikt. Genom en bättre överblick har man kunnat effektivisera på många områden inom Regionservice. Typen av processoptimering kallas för färgschema. Den tydliggör på ett enkelt sätt var det finns möjlighet att förändra planeringen.
På internlogistik på Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS) hittade man 40 arbetstimmar per dag.
- Det handlar om att kartlägga de olika arbetsmoment som finns under en dag och hitta ledig tid, så kallad svart tid. Tiden vi hittade gjorde att vi kunde planera om arbetet och låta bli att ersätta två medarbetare som gick i pension, och ändå ta till oss extra arbetsuppgifter, säger Carolina Isacson, Regionservice servicechef för internlogistik på SÄS.
Den frigjorda tiden kan användas till att hjälpa kollegor, eller så ändrar man om hela arbetsschemat.
- Inom lokalvård har vi en del tidskritiska moment. En mottagning behöver vara städad när den öppnar för patienter på morgonen, och det gör det sårbart om någon medarbetare är sjuk. Men mottagningen kan ju också städas på kvällen, under mindre tidspress. Genom att pussla om bland befintliga arbetsområden, kan vi skapa mer flexibilitet, ta bort spilltid och ge alla medarbetare en mer jämnt fördelad arbetsbelastning, säger Fredrik Nilsson, tidigare servicechef lokalvård SÄS. Nu är Fredrik servicechef inom lokalvård på Sahlgrenska, där metoderna också används.
Arbetet med processoptimeringen har gjort standardiseringen tydligare och minskat på skillnaderna mellan arbet sgrupper.
- Det blir lättare för chefer att täcka för varandra vid frånvaro och tydligare för framför allt timanställda som roterar mellan flera olika grupper. Veckoplaneringen gör det enklare att administrera och arbetsbeskrivningarna ökar tydligheten för medarbetarna, säger Fredrik Nilsson.
Kartläggning av truckar
På Östra sjukhuset har metoden också använts för att kartlägga truckarna, hur de används och laddas mest effektivt. Trots att det upplevdes som att truckarna var för få, kom det fram att det fanns 33 timmar outnyttjad tid på en dag. Resultatet blev att redan befintliga truckar kunde nyttjas bättre istället för att nya köptes in.
- Det visade sig att vi hade tre truckar över. Alla truckar är nu numrerade från 1-15 och beroende på storlek och beskaffenhet är dom utplacerade där dom är mest lämpliga för det arbete som ska utföras. De truckar vi kunde frigöra har kommit till bra användning när nya barnsjukhuset startade och nya transporter tillkom, säger Anders Pålsson, servicechef Östra sjukhuset.
Ett lyckat arbetssätt som ska fortleva
Modellen har hittills implementerats inom alla områden inom hälso- och sjukvårdsnära tjänster i Regionservice.
- Modellen är ett sätt att arbeta kontrollerat och strukturerat med effektivisering, men det primära är framförallt att det bidrar till en bättre arbetsmiljö för medarbetare och chefer genom att skapa tydlighet i arbetet. Projektet har inneburit mycket hårt arbete, och nu jobbar vi för att arbetssättet ska förvaltas och leva vidare. Flera sjukhusförvaltningar har hört av sig och fått en dragning i modellen vilket är ett kvitto på att vi gjort något bra, säger Sandro Giorgini, utvecklingschef inom hälso- och sjukvårdsnära service på Regionservice.
