Instruktion för hämtning och avregistrering av personligt förskrivna hjälpmedel

• Hämtning kan beställas när hjälpmedel ska återlämnas eller av annan anledning ska skickas till Hjälpmedelscentralen.
  Gå till information nedan.                                                    
• Vid återlämning till Hjälpmedelscentralen ska hjälpmedlet vara synligt rent och vid behov desinfekterat med ytdesinfektionsmedel. Går hjälpmedlet inte att rengöra och desinfektera ska det inte återlämnas till Hjälpmedelscentralen, utan kasseras av vårdgivaren och anmälas till Hjälpmedelscentralen som onormalt slitage.
• Hämtning beställs via hämtorder i webSesam. Manuell order finns på Hjälpmedelscentralens webbplats och används endast vid längre avbrott i systemet eller när hyrd grundutrustning ska återlämnas och beställaren ej har tillgång till WebSesam.
• Om inget annat är överenskommet ska hämtning av hjälpmedel utföras på nästkommande fasta leveransdag för det geografiska området.
• Funktionshyran avslutas med automatik 3 arbetsdagar efter registrering av hämtorder.
• Hjälpmedelscentralen ska avregistrera hjälpmedel från
  hjälpmedelsbilden i webSesam senast 3 arbetsdagar efter att hjälpmedel hämtats på platsen.
• Hjälpmedel som har förkommit ska inte registreras på hämtorder, utanska istället rapporteras som förkommet hjälpmedel enligt rutin. Se Anmälan om förkommet hjälpmedel
• Vid felaktigt registrerad hämtorder kontakta Hjälpmedelscentralens kundtjänst val 2 därefter val 1 för Lager-Leverans-Kundorder för att makulera hämtorder.
• När hjälpmedel ska hämtas i buffertförråd eller på annan fast hämtplats (t ex förskrivarens arbetsplats/enhet eller serviceboende) ska Hjälpmedel placeras i lastbärare (när sådan finns). Lastbärare packas så att de kan lastas ur på ett säkert sätt med tanke på både personal och hjälpmedel.

• Den som registrerar hämtordern kontrollerar och säkerställer att det som bockas i på hämtordern överensstämmer med det som ska hämtas.
• Den som registrerar hämtordern kontrollerar och säkerställer att hjälpmedel är väl rengjorda.
  Kontroll kan göras personligen eller genom att stämma av med patient, närstående, omvårdnadspersonal eller annan berörd.
• Den som registrerar hämtordern kontrollerar och säkerställer att hjälpmedel, där det inte krävs teknisk kompetens för demontering, är demonterade innan hämtning (till exempel sängdävert, antidecubitusmadrasser, el-sängryggstöd och fast toaförhöjning).
  För vissa hjälpmedel, som är monterade i tak, vägg eller i ett annat huvudhjälpmedel, ska inte hämtorder registreras.
  Här ska i stället en arbetsorder om demontering/avinstallation registreras i Websesam. Vad som gäller kring demontering för olika artiklar framgår i artikelinformationen i Websesam. Ytterligare information om demontering finns på Hjälpmedelscentralens webbplats Demontering/ avinstallation
• Utskrift av hämtorder behöver endast göras av vårdgivare om hämtningen ska ske i buffertförråd med förrådsnummer. För korrekt utskrift tryck först på ”Verkställ”. Utskriften måste göras genom att använda knappen ”Skriv ut” i webSesam, annars kommer inte all information med. Hämtordrar läggs i avsedd låda alternativt fästs på hjälpmedlet (om låda saknas). Tejp ska inte användas på textila material eller plexiglas.

Vid hämtningar hemma hos patient, på förskrivares arbetsplats eller på serviceboende skriver Hjälpmedelscentralen ut hämtordern.

• Om patienten har hjälpmedel på två platser t.ex. korttidsenhet och egna hemmet ska två separata hämtorder göras.
• Den som registrerar hämtordern ska kontrollera att rätt kontaktuppgifter finns angivna på hämtorder (adress, telefon, portkod, person som ska kontaktas mm). I informationsfältet finns det möjlighet att skriva kommentarer och praktisk information angående hämtningen.
• Vid hämtning från dödsbo registreras detta under ”Hämtplats/Åtgärd” vid registrering av hämtorder. Önskas annat datum för hämtning än ordinarie hämtdag skrivs önskemål om hämtdatum i fritext i kommentarfältet. Hjälpmedelscentralen kontaktar snarast den angivna kontaktpersonen för att överenskomma om datum och tidpunkt.
• När hämtorder är registrerad tar Hjälpmedelscentralen kontakt med angiven kontaktperson för att boka tid för hämtning.
  Hjälpmedelscentralen gör kontaktförsök under en period på 7 arbetsdagar och lämnar om möjligt meddelande via telefonsvarare eller SMS.
• I de fall Hjälpmedelscentralen inte når angiven kontaktperson under perioden makuleras hämtorder och hyran återstartas.
  Meddelande om makulerad hämtorder görs i webSesam. Kan hämtningen inte genomföras på grund av att ingen finns på plats vid en överenskommen hämtning, så debiteras vårdgivaren för bomkörning med fastställd avgift.
• Vid hämtning på patientens vistelseadress kontrollerar transportören att hämtorder stämmer överens med de hjälpmedel som ska återlämnas och lämnar returkvitto på platsen.

Demontering/avinstallation ingår i funktionshyran för alla hjälpmedel som kräver teknisk kompetens för att demonteras eller avinstalleras.

För hjälpmedel som kräver teknisk kompetens för demontering innan hämtning, ska arbetsorder om demontering/avinstallation registreras. Då behövs ingen hämtorder registreras i WebSesam. Undantag gäller för sängar, UVB-lampor, Gripstänger samt toalyftar. I dessa fall räcker det att endast registrera en hämtorder.

För vissa hjälpmedel som kräver teknisk kompetens för demontering/avinstallation innan hämtning, kan förskrivare själv demontera/avinstallera hjälpmedlet eller välja att registrera en arbetsorder.

För enklare hjälpmedel, som inte kräver teknisk kompetens för att demontera/avinstallera, förväntas hjälpmedlet vara demonterat/avinstallerat av patient, anhörig, vårdpersonal eller förskrivare innan Hjälpmedelscentralen utför hämtning. Demontering/avinstallation av sådana hjälpmedel ingår inte i funktionshyran och registreras en arbetsorder om demontering/avinstallation, debiterar Hjälpmedelscentralen för tjänsten.

Vad som gäller för demontering/avinstallation för olika typer av hjälpmedel framgår i artikelinformationen i websesam. Ytterligare information finns också på Hjälpmedelscentralens webbplats Demontering/avinstallation

• Vid hämtning från dödsbo registreras detta under ”Hämtplats/Åtgärd” vid registrering av hämtorder. Önskas annat datum för hämtning än ordinarie hämtdag skrivs önskemål om hämtdatum i fritext i kommentarfältet. Hjälpmedelscentralen kontaktar snarast den angivna kontaktpersonen för att överenskomma om datum och tidpunkt.

• Köphjälpmedel, t ex kryckor och griptänger kan tas med till HMC vid hämtning i dödsbo

• Anhörig kan beställa hämtning av dödsbo genom att kontakta HMC:s kundtjänst 010-473 80 80, Val 1. HMC försöker så långt som möjligt att tillgodose önskemål om hämtdatum och tidpunkt. Grunden för hämtning är dock alltid turbilsdag för aktuellt postnummer.

Hjälpmedel kan lämnas direkt till Hjälpmedelscentralen utan någon hämtorder. Återlämning görs till returmottagning.
Hjälpmedelscentralens personal tar hjälpmedlet i retur och erbjuder returkvitto.

• Köphjälpmedel ska inte återlämnas till Hjälpmedelscentralen utan ska returtas till buffertförråd för skrotning eller återanvändning. (Undantag finns för buffertförråd på sjukhus där hämtorder kan registreras för köphjälpmedel).
• Köphjälpmedel kan, vid hämtning på patientens vistelseadress, registreras på hämtorder under förutsättning att det finns hyreshjälpmedel att hämta. Hämtorder får inte göras på enbart köpartiklar.

Av vårdgivaren utsedd person gör anmälan om förkommet hjälpmedel, enligt instruktion på Hjälpmedelscentralens webbplats Anmälan om förkommet hjälpmedel

Felrapport ”Tillbakalämnat, men ej avregistrerat huvudhjälpmedel från brukare” görs enligt instruktion på Hjälpmedelscentralens webbplats.

Gäller exempelvis tillbehör och reservdelar som återlämnats men inte avregistrerats samt inställningar av hjälpmedel som har ett eget artikelnummer och som ska rensas bort från patientbilden.
Av vårdgivaren utsedd person avregistrerar genom att göra en hämtorder i webSesam med någon av nedanstående hämtorderorsaker:
Återlämnat men ej avregistrerat – Tillbehör
Återlämnat men ej avregistrerat – Reservdelar
Återlämnat men ej avregistrerat - Inställningar
Tillbehören/Reservdelen/Inställningen avregistreras automatiskt från patienten och eventuell hyra avslutas.

Använd hämtorder i WebSESAM, skriv hjälpmedlets benämning och eventuellt individnummer i ruta Hämtorderinformation.

Märk upp hjälpmedlet med rätt individnummer och gör hämtorder i webSesam.

• Hjälpmedel är felaktigt levererat eller överensstämmer inte med beställning.
  Gör felrapport. Märk hjälpmedlet med en rosa tag och kryssa i avsedd ruta.(Märkning med tag ska inte göras vid hämtning på patientens vistelseadress).
• Hjälpmedel eller tillbehör i buffertförråd ska återlämnas (hjälpmedel som inte är registrerade på patient).
  Kontakta Hjälpmedelscentralens Buffertförrådskoordinator på
  tfn 010- 441 32 36

Gäller individmärkta huvudhjälpmedel som återlämnats men inte avregistrerats.
Detta görs genom att vårdgivaren registrerar en hämtorder i webSesan med valet: ”Tillbakalämnat men ej avregistrerat huvudhjälpmedel”
Hjälpmedlet avregistreras från patienten inom 3 dagar och hyran avslutas.

Funktionen ska användas då ett hjälpmedel anses återlämnat, men av någon anledning aldrig blivit avregistrerat från patienten.

Har ett hjälpmedel förkommit, innan det återlämnats, ska det registreras som ett förkommet hjälpmedel enligt rutin för förkomna hjälpmedel. Se Vägledning förkommet hjälpmedel - Public_VardsamverkanVG