Servicetjänster i VGR - Servicewebben

Boka mötesrum i Regionens hus Göteborg, kontorshuset

Mötesrummen i kontorshuset är avsedda för mötesdeltagare som har sin arbetshemvist här i huset. Rummen är numrerade, till exempel 3.124, istället för namn. Den första siffran anger vilken våning rummet ligger på. Andra siffran anger vilket hus, och de två sista är ett löpnummer, där mötesrummen är numrerade medsols i varje hus. Höghuset är hus 1, och de låga husen är hus 2 respektive hus 3.

Mötesrummen i kontorshuset bokar du via din Outlook-kalender. Vissa mötesrum kan bara bokas direkt på pekskärmen utanför rummet, och då för kortare möten. Denna pekskärm använder du även för att checka in i ditt bokade mötesrum (se nedan).

I Outlook ser du vilken möblering och utrustning som finns i de olika mötesrummen, samt hur många deltagare som kan rymmas där (siffran inom parentes). Alla mötesrum ska ha teknik för Teams-möten, utom de största rummen, 1.308 A och B och 1.309 A och B, som är utrustade med teknik för Teams och Säkert Videomöte (Pexip).

Om du planerar ett möte där fler än två deltagare är VGR-anställda som inte har egen passage till huset, eller där någon besökare är extern, ska du i stället boka konferensrum någon annanstans, till exempel i Stationshuset.

Pekskärmen utanför rummet: incheckning, direktbokning

Utanför mötesrummen bredvid dörren finns en pekskärm med lampa, som lyser i olika färg beroende på rummets bokningsstatus:

Grönt ljus

Rummet är ledigt/obokat. Eventuella kommande bokningar i det här rummet samma dag visas på skärmen, med klockslag.

  • Du kan boka rummet direkt genom att klicka på skärmen och välja önskad (kortare) tidsperiod, max en timme.
  • Vill du förlänga mötet kan du göra det på skärmen på liknande sätt (om rummet inte är bokat av någon annan efteråt).
  • Du kan också klicka för att avsluta mötet tidigare.
  • Klicka på ”Rum” så kan du se om det finns något mer ledigt rum på samma våning och boka det direkt på den här skärmen, eller om alla rum på våningsplanet är upptagna.

Rött ljus

Rummet är upptaget/bokat, och deltagarna har checkat in.

Klicka på ”Rum” så kan du se om det finns något annat ledigt rum på samma
våning och boka det direkt på den här skärmen, eller om alla rum på våningsplanet är upptagna.

Gult ljus

För att bekräfta din reservation av mötesrummet måste du checka in genom att klicka på ”Acceptera”. Det kan du göra tidigast 10 minuter före och senast 10 minuter efter mötets starttid. Planera därför mötesstart med det här i åtanke, så att någon finns på plats och hinner checka in.

  • Om du inte checkar in, kommer rummet att visas som ledigt/
    bokningsbart på skärmen utanför och i Outlook för andra som letar lediga rum.
  • Kontakta kontorsreceptionen om ni har råkat missa att checka in i tid:

Skärmbokas

Dessa rum går bara att boka på skärmen utanför rummet, inte i Outlook-kalendern, och enbart kortare perioder.

Nämndrummen, 1.308 A/B och 1.309 A/B

Kontorshusets största mötesrum, 1.308 A och B samt 1.309 A och B, kan du enbart boka genom att kontakta kontorsreceptionen: receptionen.rh.goteborg@vgregion.se

Dessa rum går att slå samman till större rum A+B, förutsatt att att både rum A och B är lediga. Rummen är utrustade för Teams och Säkert Videomöte (Pexip). 

Nämndrummen är även husets enda rum som rymmer fler än 14 personer. Om ni vill ändra möbleringen så gör ni det själva. Tänk på att ni förväntas återställa möbleringen till lokalens grundmöblering efter avslutat möte. Ändrad möblering kan också påverka det beräknade antalet deltagare som får plats i lokalen. Kom ihåg att checka in både rum A och B om du har bokat sammanslaget rum (se ovan).

Att boka rum och resurser i RH Göteborg med Resursknappen i Outlook

Tips: Om en medarbetare som ska sluta har bokat rum eller resurser i Outlook till datum efter sin sista anställningsdag, kommer dessa bokningar att försvinna, och måste därför bokas om av någon annan.