Från upphandling till uppföljning
Regionservice har sedan många år en organisation för uppföljning av de tjänster som utförs via entreprenad. Enheten Uppföljning serviceentreprenad och dess avtalscontrollers driver arbetet inom hela Västra Götalandsregionen.
- Nyckeln till ett fungerande avtal är en välformulerad erfarenhetsgrundad kravspecifikation. Här är Uppföljning serviceentreprenads roll avgörande då kunskapen inom gruppen ligger till grund för formuleringar i kravspecifikationen vid upphandlingsförfarandet, säger Jenny Svensson, servicechef Uppföljning serviceentreprenad.
Enheten har ett nära samarbete med Koncerninköp och den inköpare som är ytterst ansvarig och ägare av respektive avtal. Samarbetet löper som en röd tråd genom hela processen med att först skapa ett avtal och sedan vidare genom uppföljningen under de år som avtalet gäller.
- Samarbetet är avgörande för att avtalsuppföljningen ska bli så optimal som möjligt. Att starta uppföljning av ett avtal som någon annan skapat, utan påverkan och erfarenhet från verksamheterna och uppföljningsorganisationen, kan vara extremt tidskrävande. Saknas det exempelvis rimliga sanktionsmöjligheter, som är baserade på erfarenhet, läggs snabbt all uppföljningstid på att sitta i dialog och debatt med leverantörer. Är kravspecifikationen tydlig och har tagit med önskemål från mottagargruppen är risken mindre för friktion med leverantörerna och kunderna känner sig hörda och nöjda, berättar Jenny.
VGR branschledande gällande avtalskrav
Några av de avtal som följs upp av Uppföljning serviceentreprenad är lokalvård, restaurang och flytt. Avtalen ägs av upphandlare på Koncerninköp. Ansvarig upphandlare och avtalsägare för lokalvården är Therese Fohlin:
- Regionens lokalvårdsavtal är bland de största och mest komplexa i Sverige och vi har satsat hårt på att få ett avtal som garanterar en nöjd kund. För att det ska vara genomförbart krävs en väl fungerande organisation för uppföljning, som har ett tätt samarbete med ansvarig avtalsägare på Koncerninköp. VGR har gått i bräschen och är branschledande gällande flera avtalskrav, däribland vitesklausuler som är kopplade till rangordning. Detta ger oss sanktionsmöjligheter, vilket i sin tur säkerställer en nöjd kund. Utan Regionservice kontinuerliga uppföljning av avtalet och det täta samarbetet med Koncerninköp, hade detta inte varit möjligt. Ett bra exempel på där tätt samarbete mellan olika professioner i kombination med stor erfarenhet blir ett lyckat koncept!
Ewelina Falck är ansvarig för avtal restaurang, hotell och catering, som alla följs upp av Uppföljning serviceentreprenad:
- Detta samarbete är guld värt, Jenny och hennes medarbetare stöttar både operativt och strategiskt vilket medför att vi kan följa upp avtalen mycket bättre och fånga upp sådant som annars skulle kunna falla mellan stolarna. Det genererar både nöjdare kunder och bättre leverantörsrelationer.
Flyttavtalet är helt nytecknat och ska börjas följas upp av Uppföljning Serviceentreprenad - ett nytt samarbete inleds med inköpare Tord Gustafsson:
- Det ska bli roligt att följa hur avtalet kommer att tas emot av våra leverantörer när de nu kommer följas upp på samtliga villkor i avtalet. Jag är övertygad om att vi nu kommer få en bättre uppföljning och vi kommer att spara pengar i Västra Götalandsregionen. Jag ser fram mot att arbeta med Jenny Svensson och Uppföljning serviceentreprenad och jag kommer undersöka om jag kan starta ett samarbete kring fler av de avtal jag äger.
-
När jag i juni förra året blev tillförordnad förvaltningschef på Regionservice kom jag till en förvaltning som hade utvecklats enormt sedan jag som sjukhusdirektör nio år tidigare själv var en av kunderna. Under det senaste året har utvecklingen fortsatt i en allt snabbare takt.
-
Sedan 2019 har ett regionalt pilotprojekt inom egenmonitorering bedrivits. Nu startar nästa steg i arbetet med egenmonitorering i VGR. Kompetenscentrum i Regionservice är projektledare för arbetet.
-
Två stipendier delades torsdagen den 20 maj ut till Regionservice, ett till Linda Martinsson, områdeschef Måltider för hållbar omställning av måltidsverksamheten och ett till Hjälpmedelscentralen för återanvändning av hjälpmedel genom recirkulering och rekonditionering.
-
För att möta behovet av digitala möten har VGR Konferenscentrum uppgraderat den tekniska utrustningen i lokalerna på Campus Nya Varvet.
-
Pandemin har skapat stora utmaningar för Västra Götalandsregionens logistik- och försörjningsverksamheter. Mikael Svensson, processledare för transporter, ansvarade för att bygga en transportorganisation för PCR-tester och sen också för vaccinationstransporter inom hela Västra Götaland.
-
Regionservice fick uppdraget att bygga upp en vaccinationscentral på Scandinavium för massvaccinering. Kapaciteten är tiotusen vaccinerade i veckan.
-
Den 15 juni började servicemedarbetare från Regionservice avlasta vårdpersonal på ett 70-tal vårdavdelningar i Västra Götalandsregionens samtliga sjukhusförvaltningar.
-
Regionservice har sedan många år en organisation för uppföljning av de tjänster som utförs via entreprenad. Enheten Uppföljning serviceentreprenad och dess avtalscontrollers driver arbetet inom hela Västra Götalandsregionen.
