Servicetjänster i VGR - Servicewebben

Event- och mötesservice

Event- och mötesservice hjälper dig med digitala och fysiska event- och konferenstjänster. Vi skräddarsyr möten och event utifrån dina behov och önskemål.

Vi har stor kunskap om regionens verksamheter och många års erfarenhet av att arbeta med event, konferenser och mässor. Vårt mål är att underlätta ditt arbete i alla steg; före, under och efter arrangemanget.

I vår studio (Stationshuset Göteborg) har vi möjlighet att erbjuda digitala livesändningar och inspelningar. Vi kan även tillhandahålla lösningar för externa konferenslokaler och spela in material inför din sändning.

Konferensbilder

Projektkoordinering

  • Mötesrådgivning inför genomförandet
  • Hjälp med hantering av inköp, exempelvis giveaways
  • Bokning av lokal, logi, transporter, teknik, förtäring, talare m.m.
  • Löpande kommunikation med anläggningar och leverantörer
  • Beställning av abstractsystem

Anmälningshantering och kommunikation med deltagare

  • Anmälningshantering i Regionkalendern alt. Trippus
  • Trippus eventsida samt eventapp
  • Löpande deltagarhantering
  • Interaktionsverktyg (Menti)
  • Information till deltagare och talare inför mötet

Stöd under och efter genomförandet

  • Hjälp med registrering/namnskyltar för deltagare
  • Koordinering och information på plats under genomförandet
  • Utskick och sammanställning av deltagarutvärdering
  • Underlag för deltagarfakturering

Teknisk support vid digitala genomföranden

  • Livestreaming med inspelning
  • Hantering av kommunikationsplattform samt digitala grupprum
  • Enklare redigering av inspelat material
  • Koordinering av undertextning
  • Leverans och publicering via VGRplayer

Övrig info

  • Budgetansvar ligger hos dig som kund
  • Leverantörsfakturor skickas direkt till dig som kund

eventochmoten@vgregion.se

Formulär för event- och mötesförfrågan

För att enbart boka ett konferensrum, internt eller externt, kontakta våra kollegor på Konferensbokningen vgr.konferensbokning@vgregion.se

Behöver du hjälp med något annat?

Förfrågan om filmning, fotografering, animering, textning etc kontakta  mediaproduktion.regionservice@vgregion.se

Förfrågan om grafik, layout eller andra kommunikationsuppdrag  inhouse@vgregion.se

Exempel på uppdrag

Här är några exempel på genomförda kunduppdrag

Fysiska event

  • VGR Tour
  • Digitalisering i människans tjänst
  • Fullföljda studier
  • Framtid Västra Götaland
  • Invigningar och lanseringar
  • West Pride
  • Studentmässor
  • VGR-dagen på Vitalis
  • Koncernkontorets dag

Digitala event

  • Digikult
  • Turistrådet online/utbildning
  • Tillsammans förbättrar vi arbetsmiljön
  • Vårdförlopp/vårdprogram för SKR
  • Våld i nära relationer
  • Sahlgrenska Life

Kundutlåtanden

På grund av pandemin fick vi ställa om från ett fysiskt event till en digital variant av Sällsynta dagen och vår nyinvigning. Event och mötesservice hjälpte oss, utifrån vår typ av event och dess innehåll, att hitta rätt form vilket blev ett Teams live-event. Olof Bäckström som hade hand om oss lyssnade in våra tankar och önskemål utifrån vår planering, var lösningsfokuserad, flexibel och hittade vägar att gå även där vi stötte på hinder och utmaningar. Flera olika aktörer var inblandade i skapandet av eventet, innehållet var varierande, krävde olika tillvägagångssätt för att få till och ändringar i programmet behövde göras med kort varsel. Själva sändningen blev därav en utmaning för Event och mötesservice, men slutprodukten blev jättebra och våra eventdeltagare tyckte det hela var väldigt fint arrangerat.

Centrum för sällsynta diagnoser Väst

 

Jag har arbetat som projektledare för en årlig konferens som heter Digikult – digitalt kulturarv i praktiken under tre år tillsammans med Event och mötesservice. Min upplevelse är mycket god och resultaten har varje gång levt väl upp till mina förväntningar. Att använda Event och mötesservice har underlättat för mig som projektledare enormt då jag kunnat fokusera på de saker jag är bra på samtidigt som jag kan lita på att allt det där runt omkring blir gjort på ett proffsigt sätt.

Thomas Scott, projektledare Digikult från Stabsenheten, Förvaltningen för kulturutveckling

 

Vi köper en hel del tjänster av Regionservice. Vet faktiskt inte hur vi skulle kunna få ett bättre stöd. Ordning och reda, snabb, professionell service serverat med entusiasm och omtänksamhet. ​ De tjänster vi köper från Regionservice håller absolut högsta klass. Att de dessutom levereras på ett positivt och engagerat sätt gör bidrar till att vi faktisk är en attraktiv arbetsgivare.​ På koncernkontoret är våra värderingar ”tillsammans gör vi varandra starkare”, ”vi lyssnar in vi lyssnar av” och ”feedback bidrar till vår utveckling”. De personer som levererar tjänster till oss från Regionservice bidrar i allra högsta grad till dessa, ni är fantastiska

Robert Green, HR-strateg från Koncernkontoret.​ ​

 

Beatrice har varit fantastisk på alla sätt! Professionell, lättillgänglig, effektiv och alltid med energi och engagemang. Upplever att det finns en hög kompetens och erfarenhet hos Event och mötesservice, där de som jobbar där samarbetar på ett sätt som underlättar och effektiviserar för kunden oavsett om de arbetar i samma eller olika uppdrag.

Marie Hagsjö, projektsamordnare från Hälsan och Stressmedicin ​

 

Se bilder på vår studio på Stationshuset i Göteborg

 

Mattias Johansson

Servicechef VGR Konferenscentrum

E-post