Servicetjänster i VGR - Servicewebben

Gemensam finansiering av konferenslokaler

Från 1 januari 2026 ändras sättet som VGR:s gemensamma konferenslokaler finansieras. Lokalerna kommer inte längre att debiteras internt, i stället betalas kostnaden centralt. Det betyder att du bokar lokaler som vanligt, men ingen internfaktura skickas för själva lokalen.

Det blir gemensam finansiering, också kallat Fri nyttighet. Begreppet Fri nyttighet betyder att något är fritt från intern debitering, men inte att det är fritt att använda hur som helst. Lokalerna är en gemensam resurs som ska användas enligt gällande regler och i mån av tillgång.

Uppdaterade regler

Dessutom gäller några uppdaterade regler från 1 januari 2026:

  • Lokalerna är till för konferenser, utbildningar och möten. De ska inte användas som arbetsrum.
  • Bokning gäller vilken konferensanläggning du vill vara på, inte en specifik lokal.
  • Du får besked om exakt lokal cirka 14 dagar före mötet (när du har svarat på skickad avstämning).  
  • Du kan boka högst fem dagar i rad (undantag kan göras i samråd med konferensbokningen).
  • Egen förtäring är inte tillåten.
  • Kvällsmöten efter kl. 17.00 debiteras per timme.
  • Avbokning ska ske i tid, annars debiteras lokalhyran.

Frågor och svar 

Allmänt

Varför görs förändringen?

Förändringen görs för att: 

  • minska intern debitering
  • förenkla administrationen
  • använda lokalerna mer effektivt
  • minska behovet av externa lokaler
  • skapa en mer sammanhållen region

Från när gäller ändringen?

  Den nya modellen gäller från 1 januari 2026.  

Vilka konferensanläggningar omfattas?
  • Campus Nya Varvet
  • Stationshuset konferens
  • Kungshöjds konferens
  • Skövde konferens

Gäller det även för bolagen?

  Ja, alla verksamheter inom VGR omfattas.

Bokning

Vem får boka lokaler?

Alla som arbetar inom VGR, inklusive bolagen.
Lokalerna är till för konferenser, utbildningar och möten – inte för vanligt kontorsarbete.


Om en extern part till exempel en kommun, bokar, debiteras kostnaden som vanligt.  

Hur bokar jag efter årsskiftet?

Du bokar på samma sätt som i dag, via Barium, mejl eller telefon.
Skillnaden är att internfaktureringen för lokalen försvinner.

Du kan boka för nästa år redan nu. Bokningen omfattas av den nya modellen, vilket betyder att ingen lokalhyra debiteras.

Kan jag boka redan nu för nästa år?

Ja, du kan boka för nästa år redan nu. Bokningen omfattas av den nya modellen, vilket betyder att ingen lokalhyra debiteras.

Måste chefen godkänna bokningen?

Chefer ansvarar för att lokaler används enligt verksamhetens behov och regler, men bokningen sker som vanligt.  

Hur långt i förväg får jag boka?

Du kan boka upp till två år i förväg.

Hur länge får jag boka i sträck?

Du får boka högst fem arbetsdagar i sträck.

Kan kortare återkommande arbetsmöten nekas vid bokningsförfrågan?

Ja, frekvent återkommande korta möten så som veckomöten kommer inte vara möjligt att boka då de spärrar lokalerna för det behov av utbildningslokaler/längre möten som finns inom VGR. Kortare arbetsmöten ska i första hand fortsatt hållas på ordinarie arbetsplats

Kan jag boka kvällstid?

Ja, du kan boka kvällstid efter godkänd förfrågan på anläggning. 
Från klockan 17.00 tas dock en avgift ut per påbörjad timme.

Kan jag boka en specifik lokal?

Nej, din bokning gäller vilken konferensanläggning du vill vara på, inte en specifik lokal. Vid bokning anger du syftet med bokningen, antal personer samt vilken möblering

Du får besked om vilken lokal när Konferensanläggningen kontaktar dig för en avstämning cirka 14 dagar innan mötet.  

Hur kallar jag deltagarna till mötet när jag inte vet lokalens namn?

Efter du fått en bekräftelse att du har fått plats kan du kalla precis som nu. Istället för att skriva lokal skriver du anläggningens namn i kallelsen.

När lokalen är bekräftad (cirka 14 dagar innan), kan du uppdatera kallelsen med lokalens namn. På plats visas också lokaler på skärmar.

Vad gäller för halvdag?

Du kan precis som innan boka halvdag. Följande tider gäller: 

Förmiddag: 08.00–12.00
Eftermiddag: 13.00–17.00

Kommer kaffe kosta?

Kaffe kommer inte att debiteras. All övrig förtäring kommer debiteras precis som idag.  

Får jag ta med egen fika eller mat?

Nej, det är inte tillåtet att ta med egen fika eller mat. Kaffe ingår, men annan förtäring debiteras som tidigare.  

Hur prioriteras bokningar?

Vi försöker använda lokalerna så effektivt som möjligt.
Om flera bokningar har samma behov gäller turordning. Politiker med beslutsmöten kan precis som innan prioriteras i vissa lokaler.

Vad händer om det inte finns plats?

Om ingen av våra egna anläggningar har plats får du besked från oss. Då kan du:

  1. boka ett annat datum, eller
  1. göra en extern bokningsförfrågan via Barium.

Vad händer om jag behöver särskild utrustning eller möblering?

Ange önskemål vid bokning så försöker vi ordna det.

Avbokning och kostnader

Vad gäller vid avbokning eller uteblivet möte (no-show)?

Avbokningsreglerna är samma som tidigare:

  • Större lokaler: senast 30 dagar före
  • Mindre lokaler (upp till 12 personer): senast 14 dagar före

Om du inte avbokar i tid eller uteblir, debiteras hela lokalhyran.

Behöver jag ange kostnadsställe?

Ja, vid bokning anger du ansvarsnummer, beställar-ID och internkundnummer (I-nummer).

Det används om kostnad ska debiteras vid avbokning, no-show eller förtäring.

Teknik och support

Förändras bokningssystemet (Barium)?

Nej, systemet ser ut och fungerar som tidigare.

Vem kontaktar jag vid frågor?

Om du inte hittar svaret på den här sidan kan du vända dig till oss på konferensbokningen. 

Kontaktuppgifter till konferensbokning

vgr.konferensbokning@vgregion.se

010-4410040

Telefontid: Måndag till fredag mellan klockan 09.00-15.00.
Lunchstängt mellan klockan 12.00-13.00.