Arbetsgång Specialanpassning
Uppstart av förskrivare:
- Innan en specialanpassning påbörjas ska förskrivaren ha utrett om patientens behov kan tillgodoses genom anpassning av befintliga produkter inom eller utanför sortiment.
- Förskrivaren ansvarar för den funktionella riskanalysen (risker vid användandet av den specialanpassade produkten) under hela specialanpassningsprocessen. Identifieras risker i samband med den funktionella riskanalysen görs en bedömning om riskerna kan elimineras genom justeringar/ytterligare åtgärder.
- Förskrivaren upprättar en specialanpassningsanvisning- förskrivardelen.
- Förskrivaren registrerar en arbetsorder Specialanpassning i webSESAM där specialanpassning – förskrivardelen ska bifogas, samt eventuella ritningar och foton.
- Finns det behov av konsultation i samband med specialanpassningen registreras även en arbetsorder Konsultation.
- Saknas bilagan med specialanpassning – förskrivardelen eller om behov av kompletterande uppgifter finns påbörjas inte specialanpassningen. Förskrivaren kontaktas för komplettering.
- Förskrivaren inväntar eventuellt kostnadsförslag från tillverkaren* och ansöker om godkännande för tillverkning specialanpassning hos kostnadsansvarig.
- Förskrivaren lämnar besked till tillverkaren när ärendet kan påbörjas, eller vid avslag att arbetsorder Specialanpassning ska avslutas.
Uppstart av tillverkare:
- Tillverkaren genomför teknisk riskanalys för att bedöma om specialanpassningen är möjlig att tillverka.
- Om kostnadsförslag önskas beräknar tillverkaren kostnad för specialanpassningen och lämnar kostnadsförslag till förskrivaren.
Inväntar sedan svar när ärende kan påbörjas alternativt avslutas. - Om kostnadsförslag inte önskas kan tillverkning av specialanpassningen påbörjas.
- Tillverkaren överenskommer med förskrivaren beräknat leveransdatum.
Tillverkning:
- Om förskrivaren eller tekniker under arbetsgång kommer fram till att specialanpassningen medför för stor funktionell och/eller teknisk risk, avbryts ärendet.
- Finns kostnadsförslag och om tekniker under tillverkningens gång ser att kostnaden kommer att överstiga kostnadsförslaget med 10% eller mer kontaktas förskrivaren för avstämning med kostnadsansvarig
- Dokumentationen för specialanpassningen omfattar två delar Anvisning (förskrivarens del) och Teknisk dokumentation med Förklaring (tillverkarens del).
- Tillverkaren ansvarar för att dokumentation för specialanpassningen färdigställs och bifogar den till förskrivaren för signering.
- Vid signeringen godkänner förskrivaren dokumentationen samt att hjälpmedlet är klart att tas i bruk.
- Tillverkaren författar vid behov en bruksanvisning alternativt en kompletterande bruksanvisning för den specialanpassade produkten.
Utprovning och leverans av det specialanpassade hjälpmedlet:
- Tillverkare och förskrivare kommer överens om hur den specialanpassade produkten ska utprovas (till exempel besök på Hjälpmedelscentralen eller hembesök) samt hur leverans och godkännande av den specialanpassade produkten ska ske.
- Förskrivaren godkänner och signerar den Tekniska dokumentationen med Förklaring. Detta ska göras innan den specialanpassade produkten tas i bruk.
- Förskrivaren delger patienten eventuell skriftlig bruksanvisning som skapats av ansvarig tillverkare.
- Förskrivaren dokumenterar specialanpassningen i patientjournalen som en del av förskrivningsprocessen.
- Specialanpassade produkter ska följas upp med hänseende till EU:s förordning Medicintekniska direktiven MDR 2017/745. Hjälpmedelscentralen skickar en länk till Uppföljningsenkäten till förskrivaren via mejl. Uppföljningsenkäten ska besvaras när hjälpmedlet varit i bruk under 3 månader.
*Med tillverkare menas den/de som utför specialanpassningen. Kan vara hjälpmedelstekniker, hjälpmedelskonsulent eller externa tillverkare som anlitas av hjälpmedelscentralen.