Digitala plocklistor förenklar arbetet med livsmedel

Inom lagerverksamheter i andra branscher är det vanligt att använda digitala listor, men i måltidsverksamheter har papperslistor länge varit standard.

–I den kontexten är steget stort och Västra Götalandsregionen är bland de tidiga i Sverige att införa arbetssättet, förklarar Lena Schröder som arbetar som processledare inom område måltider. 

–Tidigare skrevs beställningar ut på papper och eventuella ändringar behövde registreras manuellt i efterhand. Nu görs förändringar direkt i systemet, vilket minskar dubbelarbete och sparar tid. Dessutom kan flera medarbetare arbeta parallellt i samma beställning, vilket gör arbetet mer flexibelt, fortsätter Lena Schröder. 

Tydliga vinster i vardagen 

Den största nyttan märks i det dagliga arbetet: 

• Mindre manuellt efterarbete 
• Smidigare och snabbare plock 
• Färre pappersutskrifter  

Samtidigt förbättras spårbarheten i processen, eftersom det framgår vad som plockats och när en order är klar.  

Lärdomar från införandet – mer än bara system 

Lena Schröder berättar att arbetet har gett fler konkreta lärdomar: 

• Underskatta inte det praktiska: Införandet påverkades mer än väntat av utrustning: tillgång till surfplattor, hur de skulle användas i vardagen, hur de förvaras och laddas – och vad som händer när något går sönder.
• Var tidigt nära verksamheten: Dialog och närvaro på plats har varit avgörande. Samtidigt visade det sig att ännu mer närvaro i början hade kunnat fånga upp skillnader i arbetssätt tidigare. På vissa håll fungerade lösningen inte direkt eftersom det lokala arbetssättet såg annorlunda ut.  
• Börja där det finns driv: Piloten genomfördes där det fanns engagemang och förändringsvilja, vilket underlättade införandet vidare i organisationen.  

Arbetssättet testades först i Skövde och har därefter införts brett. Oliwer Larsson, som arbetar som köksbiträde i Skövde, har varit drivande i deras införande av digitala plocklistor. För honom har nyfikenheten varit viktig. 

–Det kommer vara krångligt i början, det är det alltid, men det blir bra till slut. Det är inte alla som är vana vid datorer och då fick vi stötta och hjälpa alla att komma in i det. Det är kul att hjälpa andra, säger Oliwer Larsson. 

Nästa steg: ett helt digitalt flöde 

Nästa steg är att digitalisera hela kedjan, även mottagandet i hälso- och sjukvården. I dag skrivs vissa följesedlar fortfarande ut när leveransen avviker, men målet är att digitalisera även det.  

–Det skulle göra hela flödet, från beställning till leverans och uppföljning, fullt ut digitalt vilket skulle leda till en tydligare sammanhängande process, avslutar Lena Schröder.