Vi har planerat hundratals materialförråd

MiV-projektet (Materialförsörjning i vården) har involverat flera sjukhus i regionen och pågått i flera år. Sedan de började jobba i projektet 2021 har Albin Berggren och Janne Nilsson varit med vid införandet på cirka 250 enheter. Nu befinner de sig i sluttampen av arbetet på Sahlgrenska sjukhuset och Östra sjukhuset.

– Hela idéen med MiV går ut på att servicepersonal hanterar beställning, uppackning och påfyllnad av material i förråd på sjukhusen. På så sätt frigörs tid för vårdpersonalen, tid som i stället kan läggas på patienterna. Den delen av processen som vi är involverade i är att planera och koordinera bygget av materialförråden på sjukhusen, säger Janne.

Genom planering och standardiserade processer för hur materialförråd ska se ut blir det inte bara ordning och reda, även arbetsmiljö och ergonomi förbättras samt att krav avseende brandregler och vårdhygien följs.

– För att förråden ska motsvara verksamhetens behov involveras vårdenheternas personal i planeringen, särskilt de förrådsansvariga. Vi har gått in med inställningen att det är vårdens behov som ska mötas och gjort allt vi kunnat för att anpassa oss efter det, berättar Albin.

Upparbetad process

Arbetet innebär en rad steg från planering till genomförande, något som Albin och Janne har förbättrat mer och mer genom åren. Projektspecialisterna träffar först enheten tillsammans med sin projektledare och förändringsledare från sjukhusförvaltningen för att gå igenom förutsättningar och lokaler. Sedan tas en första layout fram, där personalen ges möjlighet att komma med synpunkter innan slutgiltig design bestäms.

– Vi har utvecklat 3D-ritningar för att personalen ska få en tydlig bild av hur förrådet kan komma att se ut när det är färdigt, berättar Albin.

Efter att ritningarna godkänts beställs skåp och inredning, vilket har en leveranstid på cirka 10 veckor. Under tiden planeras tillfälliga förrådslösningar för att minimera störningar i vårdverksamheten. Byggentreprenören Peab ansvarar för själva byggandet, och efter att skåpen är på plats börjar inredningsarbetet.

Utmaningar och framgångsfaktorer

Projektet har haft sina utmaningar, framför allt vad gäller brist på lokalyta och utrymme på sjukhusen samt brandskyddsbestämmelser. Att arbeta under pågående vårdverksamhet är en annan aspekt som kräver noggrann planering.

– Vi gör allt vi kan för att verksamheten inte ska störas i onödan. säger Albin.

Ett lyckat genomförande enligt Albin och Janne har varit på operationsavdelningen OP 6 på Sahlgrenska, där personalen initialt var oroliga för hur projektet skulle påverka pågående verksamhet. Genom en detaljerad planering, där snickarna till och med jobbade helger för att minimera störningar, kunde ombyggnaden ske utan stora avbrott.

Jessica Nilsson Sommermark, specialistundersköterska på OP 2 Barn Östra sjukhuset, är nöjd med projektet i sin helhet:

– Jag ser tillbaka på införandet med värme trots lite stök. Vill verkligen lyfta MiV-medarbetarnas arbete här hos oss. Albin och Janne som med tålamod tog till sig förändringar som såg möjligheter i stället för hinder. Byggarna likaså. Det är ett stort projekt som kräver mycket tid för att sedan kunna spara oss den. Så mitt tips är att göra det bästa av den tiden då byggare och inredare finns på plats och kan hjälpa till.

En viktig lärdom har varit betydelsen av goda relationer och viljan att samarbeta.

– Det blir så mycket enklare att genomföra förändringar när man har förtroende och en bra dialog med alla inblandade, menar Janne. Vi har uppföljning och pulsmöten under ombyggnation.

Sammanfattningsvis tycker Albin och Janne att hela projektet i sig har varit en lärdom.

– Det har varit en väldig tillit för oss från projektets sida, vi har fått ta eget ansvar för att lösa uppgiften att få till ett färdigt förråd. Vi har lärt oss väldigt mycket under vägen och haft väldigt roligt tillsammans!